El E-mail en Estado de Alerta

Llama fulanito y pregunta si recibimos el e-mail. Imposible confesar la verdad: "No lo leí, porque mi correo electrónico es un caos". Entonces, la mentira llega piadosa: "Tuve problemas con la máquina. Mandálo de nuevo, por favor".

Hay navegantes que reciben un centenar de e-mails diarios. Con tal cantidad, y si no los manejan bien, un mensaje importante puede pasar inadvertido entre anuncios publicitarios, cadenas de la suerte y alertas de falsos virus.

Para salir de ese berenjenal de cartas digitales aquí va una serie de sugerencias para aprovechar a fondo los programas de correo electrónico y, de paso, algunos consejos de otros usuarios de e-mails: Clasificar los mensajes. Conviene leer los mensajes por orden de importancia. Para eso, lo más práctico es clasificarlos en carpetas por temas. Casi todos los softs de correo digital, como Eudora, Outlook Express o Calypso E-mail Client, permiten redireccionar los e-mails en forma automática a diferentes carpetas. Para eso, hay que poner filtros que, mediante palabras claves, identifiquen el tema. Este programa también permite colocarle alarmas a los mensajes que se consideren importantes, de tal modo que avisen una vez que llegan a la computadora.

No abrir cualquier e-mail

A las cadenas de la suerte y otros tipos de e-mails masivos se los conoce con el nombre de spam. Es posible filtrarlos con el soft de correo electrónico o con programas antispam. Estos últimos son más efectivos y se consiguen por Internet en versiones de prueba.

Un buen sitio para encontrarlos es la sección "Download" de Cnet (http://www.cnet.com/). Entre los programas antispam más populares están Spamkiller, Spam Attack Pro y Spamicide. A los spam conviene eliminarlos directamente o mandarlos a una carpeta para revisarlos después. Pero nunca hay que contestar, porque ésa es la señal que esperan los spammer (los remitentes) para confirmar que ese e-mail está en actividad.

Respuesta rápida

Quien manda un e-mail quiere una respuesta veloz. Ante la falta de tiempo, una alternativa es generar una respuesta automática, algo así como el acuse de recibo de las cartas. De esta manera, el remitente tiene la seguridad de que su mensaje llegó a destino.

Pero Marcelo Grillo -empleado de una compañía de comercio exterior- prefiere contestar en forma personal, avisando a los clientes que ya trabaja en su pedido.

Varias cuentas de e-mail

No es muy prolijo poner en una misma bolsa los chistes que mandan los amigos y los e-mails del jefe. Lo ideal es tener una dirección electrónica para el trabajo y otra para los asuntos personales. El programa Becky (http://www.rimarts.co.jp/) resulta muy útil si se quieren manejar varias cuentas de e-mail en forma independiente.

Los remitentes tienen que esforzarse para lograr que sus e-mails reciban atención. Aquí algunas recomendaciones:

Directo al grano

El asunto o subject es la parte del e-mail que más resalta a simple vista, por eso debe ser claro y conciso. Debe resultar tentador para el destinatario.

Tomás Oultom, gerente de productos para el hogar de Microsoft Argentina, dice que poner un subject erróneo es más común de lo que se piensa. Casi siempre pasa en medio de una cadena de mensajes, cuando se termina un tema y se continúa hablando de otro, pero con el subject del primero figurando aun como asunto del mensaje.

"Lo breve si bueno.... dos veces bueno" dice el refrán y tiene razón, por lo menos en el caso de los E-mails. Como los mensajes se leen en pantalla es mejor que sean cortos y directos. Por otro lado, la letra tiene que ser de un tamaño legible. "La letra chica en el E-mail es intolerable", confiesa Martín Elias, líder del grupo fanky Tony 70. "Por e-mail intercambio letras con otros músicos del grupo. Pero cuando me llega uno de esos mensajes en letra diminuta, los borro sin leerlos", sentencia el músico.

Además, conviene resaltar los textos importantes con negrita y separar los párrafos por un espacio en blanco. No abusar del "attach". No es recomendable enviar mensajes con archivos adjuntos, si éstos no son estrictamente necesarios. Por un lado, demoran la descarga del correo electrónico y, por el otro, aumenta el riesgo de mandar virus vía Internet. Por ejemplo, a César Daneri -comerciante- le molesta que le envíen mensajes sin texto, y con una carta adjunta escrita en Word. "Con la cantidad de macrovirus de Word que hay -asegura-, me tengo que tomar el trabajo de pasar el archivo por un antivirus antes de abrirlo". Y aclara que no siempre tiene tiempo para hacerlo enseguida, razón por la cual posterga la lectura del mensaje. @